Nuevo estándar para la gestión de documentos

Los actuales documentos de las organizaciones pueden ser no solo ficheros en determinados formatos o documentos físicos, sino también información contenida en bases de datos o incluso recogida a través de una página web.

Además existe, tanto en el sector público como en el privado, una gran presión para garantizar la trasparencia en todas las organizaciones. En un entorno que, progresivamente, tiende a la digitalización total, la obligatoriedad de garantizar la transparencia en el proceso de toma de decisiones y en las acciones realizadas garantizando, al mismo tiempo, el cumplimiento de la legalidad vigente y las expectativas de las diversas partes interesadas es un desafío y una oportunidad para las organizaciones.

Para dar respuesta eficaz a las necesidades de las organizaciones en la gestión documental, a finales de 2019 se publicó la nueva versión de la Norma UNE- ISO 30301. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, cuya primera versión se aprobó en el año 2011.

La necesidad de esta norma se ha acentuado con el paso del tiempo. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, producen información o documentos como soporte y evidencia de la realización de sus actividades.

La Norma UNE- ISO 30301 permite a las organizaciones alcanzar las siguientes metas:

• La integración de la gestión de los documentos en los procesos de negocio, de forma que, cumpliendo los requisitos legales y obteniendo el respaldo necesario para la demostración de las actividades realizadas, se eliminen los duplicados y redundancias al tiempo que se optimizan los procesos y recursos.
• La utilización y explotación de la información producidas como un activo de la organización desde el punto de vista del conocimiento acumulado, que en algunos casos puede llegar incluso a convertirse en un activo comercial o de propiedad intelectual.

La nueva edición de la norma, teniendo la misma intención que la versión anterior y sin haber cambiado sustancialmente ningún requisito, presenta las siguientes novedades:

• La estructura y el texto de los requisitos comunes a todas las normas de sistemas de gestión de ISO han sido completamente alineados con la traducción consensuada al español. De esta forma se expresan exactamente igual que las versiones actuales de normas como las UNE-EN ISO 9001, UNE-EN ISO 14001 o UNE-EN ISO/IEC 27001. Esto debe facilitar enormemente la implantación conjunta de la UNE- ISO 30301 y otras normas de sistemas de gestión.
• En este entorno de contextualización de la norma en un marco más amplio se han incluido todos los nuevos conceptos que se desarrollaron en la edición de la norma fundacional de recomendaciones sobre gestión de documentos, la UNE- ISO 15489 Gestión de documentos. Conceptos y principios.

Entre los nuevos conceptos de gestión de documentos destaca la identificación y valoración del contexto organizativo como fuente de determinación de los requisitos de gestión de los documentos. Estos requisitos se entienden en una doble vertiente: los documentos que la organización debe crear, capturar y gestionar y cómo debe crearlos, capturarlos y gestionarlos.

Asimismo, existe una mejor organización de los requisitos operativos de gestión de documentos que se describen en el Anexo A de la norma:

• Requisitos relacionados con los procesos de gestión de documentos. Estos se realizan cuando se opera con los documentos y comprenden la creación, la captura, la clasificación y la indización, el almacenamiento, el uso y la reutilización, la conversión y la migración, y la disposición.
• Requisitos respecto a los instrumentos de gestión de documentos que se utilizan para llevar a cabo los procesos mencionados anteriormente: cuadros de clasificación, esquemas de metadatos, reglas de accesos y permisos y calendarios de conservación.
• Requisitos relacionados con las aplicaciones de gestión de documentos, que se utilizan para gestionar los documentos y llevar a cabo los procesos documentales.

Se ofrece la correspondencia entre los requisitos nuevos y los de la edición anterior, para facilitar la adaptación a las organizaciones que utilizaran la versión de 2011. Sólo existen dos requisitos nuevos: uno se refiere a cómo gestionar versiones de documentos que así lo requieren y el otro a las condiciones que deben cumplirse en procesos de conversión y migración de documentos electrónicos.

La UNE- ISO 30301 forma parte de la serie de normas sobre los sistemas de gestión para los documentos que siguen vigentes y se actualizarán en el futuro.

• La UNE-ISO 30300. Sistemas de gestión para los documentos. Conceptos y vocabulario, cuyas definiciones siguen aplicando al entendimiento de la UNE-ISO 30301.
• La UNE-ISO 30302. Sistemas de gestión para los documentos. Directrices para la implantación, que puede seguir siendo utilizada como una guía para la implantación de la versión de 2019 de la UNE-ISO 30301.

La norma está dirigida a organizaciones de cualquier tamaño y sector, en especial de aquellos sectores que tengan la necesidad de cumplir con unos requisitos preestablecidos que afectan a la gestión de documentos. De esta forma, está siendo muy utilizada en organizaciones del sector público, que la encuentran sumamente interesante cómo una guía para la transformación hacia la administración electrónica, donde la gestión de documentos juega un papel fundamental. También organizaciones del sector privado, con especial sensibilidad sobre el tema de la gestión de los documentos, se han sentido atraídas por los beneficios de implantar esta norma.

Esperamos que con la edición de 2019 se facilite su compresión e implantación en las organizaciones que persiguen una buena gestión de sus documentos y evidencias, con la garantía que supone utilizar un modelo internacionalmente aceptado para el establecimiento e implementación de políticas, objetivos y mejora continua.

Como es fácil de imaginar, el día a día en Repsol genera un gran volumen de documentación. A consecuencia de esto, los encargados de tratar con esta información no solo debemos plantearnos qué documentación gestionar y custodiar, sino cuál debe ser la mejor manera de hacerlo.

En este sentido, son especialmente relevantes algunas de las indicaciones y consideraciones que aparecen recogidas en la nueva versión de la Norma UNE-ISO 30301 sobre el Sistema de Gestión Documental (SGD).

Para ver un ejemplo práctico de la necesidad del SGD podemos considerar cómo en Repsol se produce y se gestiona información tan variada como un acta en papel de una reunión sobre la salida a bolsa de la compañía en 1989, los originales fotográficos de la inauguración de una refinería o la documentación de los resultados de los experimentos que llevan a cabo nuestros científicos.

Por todo ello, en Repsol hemos implementado el Sistema de Gestión Documental dentro de nuestra actividad, para conseguir de manera eficaz, que la totalidad de la documentación generada o recibida por sus unidades de negocio y áreas corporativas en el desempeño de sus funciones esté accesible a quien la necesite y por el tiempo que la necesite, tal y como se indica en la UNE-ISO 30301.

Para finalizar, consideramos destacable la mención que se hace en esta norma a la mejora continua en los sistemas de gestión documental. Especialmente en un contexto como el actual, donde los procesos de digitalización son tan valorados en el ámbito empresarial.