Cómo priorizar y organizar el trabajo diario

En el seno del subcomité UNE de Gobierno y Gestión de Servicios TI (CTN-UNE 71/SC 40) y con el soporte del programa europeo StandICT se han desarrollado dos nuevas normas centradas en ayudar a los profesionales y departamentos a priorizar y organizar su trabajo diario. Se trata del Informe Técnico UNE 71403 IN Estado del arte de la productividad profesional en la Era Digital en las áreas de tecnologías de la información (TI) y la Especificación Técnica UNE 71404 EX Modelo de Referencia para la productividad profesional en la Era Digital en las áreas de Tecnologías de la Información (TI).

El fin principal de estos nuevos documentos es ayudar a las personas, a la reducción de su estrés laboral, su satisfacción y a la conciliación laboral-particular; pero sin olvidar que las organizaciones deben mejorar su competitividad para subsistir. Se integran las prácticas de gestión del tiempo y la productividad con los sistemas de gestión de las organizaciones. La persona, el equipo y el departamento son los ejes centrales que articulan estas normas.

El Informe Técnico UNE 71403 IN presenta un análisis detallado de los conceptos y mejores prácticas existentes que contribuyen a organizar el trabajo y a motivar a los profesionales.

Este informe sobre el estado del arte tiene un valor singular en el mercado, al ser el primero que recopila y analiza con sumo detalle un conjunto extenso de recomendaciones muy dispersas. Identifica tanto las mejores prácticas que favorecen la productividad, como las malas prácticas o detractores de ésta.

Por su parte, la Especificación Técnica UNE 71404 EX tiene su origen en el informe del estado del arte anterior para establecer un modelo que ayuda en la aplicación del amplio conocimiento existente sobre productividad. El objetivo del modelo es ayudar a las organizaciones y a las personas en la aplicación de las mejores prácticas de productividad bajo una estructura lógica.

Los profesionales y los departamentos tienen que asumir continuamente nuevas cargas de trabajo procedentes de las diferentes olas de transformación que las organizaciones deben asumir. Se empezó con la transformación digital y sin haberla acabado llega la sostenibilidad impulsada por el Pacto Verde Europeo. Pero la automatización y la Inteligencia Artificial irrumpen en el mercado generando la necesidad de nuevos cambios. En este escenario frenético de transformación surge inevitablemente el estrés profesional, la insatisfacción y la improductividad por la saturación de trabajos a realizar para los que nunca hay tiempo.

La capacidad de transformación y adaptación de las organizaciones pasa por tener unos sistemas de trabajo bien estructurados, pero también es necesario impulsar un toque humano que ayude a las personas a gestionar su carga de trabajo. Pero por muy productivas que sean las personas, no se llega a ningún sitio si los departamentos no adoptan modelos de trabajo eficientes.

Ayudar y motivar a los profesionales, mientras que se establecen las pautas para que los departamentos organicen y prioricen es el fin de las dos nuevas normas. Toda persona y organización mejorarán su existencia sólo con seguir alguna de las recomendaciones de estas dos normas UNE.