Mejorar las relaciones entre organizaciones

En el proceso de generación de valor, las organizaciones no caminan solas. Lo más habitual es que necesiten establecer relaciones con proveedores o con otras organizaciones colaboradoras que les proporcionen capacidades que ellas no pueden ofrecer en solitario. En esas relaciones con sus socios de negocio la organización debe asegurarse que continúa aportando valor.

Hay tres normas UNE que son el eje de uno de los aspectos que se analizan en el informe de UNE Buen Gobierno de las organizaciones y que contribuyen a mejorar las relaciones entre organizaciones.

La UNE-ISO 37500:2016 Directrices para la contratación externa cubre las principales fases, procesos y aspectos de la gobernanza de la contratación externa, independientemente del tamaño y los sectores de la industria y el comercio.

La necesidad de las organizaciones de acceder a nuevos mercados, de ser competitivas y de adaptarse a las nuevas tecnologías, hace que la contratación externa (outsourcing) sea un modelo de negocio al que se recurre cada vez más, especialmente en sectores como el tecnológico o el energético. En la contratación externa, la entrega de un producto o la prestación de un servicio a un cliente se produce por parte de un proveedor de la organización, como alternativa a la provisión de esos productos o servicios dentro de la propia organización.  

Se trata de un modelo que ofrece importantes beneficios para las organizaciones, al permitirlas acceder a recursos, mitigar determinados riesgos y generar valor. No obstante, no está exenta de riesgos específicos. La falta de estrategia y liderazgo en las distintas fases de la contratación externa, la incompatibilidad entre las culturas del proveedor y el cliente, o la ceguera por la reducción de costes son algunos de los riesgos que pueden poner en peligro la eficacia global del modelo de contratación externa.

La Norma ISO 37500:2016 establece directrices para:

• Buena gobernanza de la contratación externa para el beneficio mutuo del cliente y el proveedor.
• Flexibilidad de las disposiciones de contratación externa, para su adaptación a los requisitos cambiantes del negocio.
• Identificación de riesgos que implica la contratación externa.
• Consecución de relaciones colaborativas mutuamente beneficiosas.

De la misma manera, establece directrices sobre las fases, los procesos y aspectos de gobernanza de la contratación externa, ayudando a que el modelo se lleve a cabo de manera exitosa.

El documento pone el foco en la gobernanza de la contratación externa, colocándola en el centro del modelo. La gobernanza implica el desarrollo de una serie de procesos que reúnen un nivel de gestión adecuado por parte del proveedor y del cliente para trabajar uno al lado del otro de manera alineada permitiendo que se genere y se mantenga el valor que buscan ambas partes. La gobernanza ha de cubrir todo el ciclo de vida de la contratación externa a lo largo de cuatro fases: análisis de la estrategia de contratación externa, iniciación y selección, transición y generar valor. (Ver figura)

Asimismo, cuenta con una serie de anexos informativos muy útiles para aterrizar en la práctica muchas de sus recomendaciones. En ellos las organizaciones pueden encontrar listas de verificación de los riesgos potenciales de la contratación externa en cada una de sus fases; o ejemplos de temas que deben incluirse en el acuerdo de contratación externa que firmen proveedor y cliente.

La Norma ISO 37500 propone un modelo de relación colaborativa entre organizaciones que redundará en un beneficio para las partes interesadas en el modelo y que solo podrá lograse llevando a cabo una buena gobernanza del mismo.

La Norma ISO 44001 Sistemas de gestión de las relaciones de trabajo colaborativo. Requisitos y marco surge porque es importante elegir bien a los socios con quienes se va a establecer la relación de colaboración, los objetivos de dicha colaboración, habilidades de las personas que van a integrar los equipos y su seguimiento, o incluso los mecanismos de salida de la colaboración. Se trata de elementos del modelo de ciclo de vida de una relación de trabajo colaborativa.

Es típico pensar que estas cuestiones no necesitan mayor atención cuando los proyectos van bien o cuando, incluso con algún tropiezo, salen adelante. Seguramente sean aquellos proyectos que no se consiguen arrancar o que se atascan generando importantes pérdidas económicas los que hagan reflexionar sobre la necesidad de haber gestionado mejor la relación con el grupo de socios. Hay que tener en cuenta que una colaboración en el entorno de trabajo mal llevada no solo puede tener un mayor o menor impacto en la cuenta de resultados, sino también en el cliente final con la consiguiente pérdida de credibilidad y contratos futuros.

El modelo del ciclo de vida en el marco de una relación de trabajo colaborativa que plantea la Norma ISO 44001 permite asegurar el proceso de colaboración desde su inicio, afianzado su diseño y ejecución. Hará que el trabajo resulte más eficaz y que tenga más garantías de éxito, al engranar todas las piezas donde las organizaciones que colaboran se encuentran. Al estar estructurado y documentado también deja menos espacio para los personalismos y malentendidos; y todo ello en conjunto hace que clientes de proyectos millonarios u otros en los que la relevancia no se mide por lo económico sino, por ejemplo, por la seguridad de las personas, estén empezando a exigir la implantación de la Norma ISO 44001.

La ISO 44001 tiene la estructura de alto nivel de este tipo de documentos, lo que la hace compatible con otros sistemas de gestión internacionales. De igual modo, como es también habitual en los sistemas de gestión, es aplicable a todo tipo de organizaciones, independientemente de su dimensión y sector de actividad, aunque las primeras entidades en apostar por su aplicación y visibilizarla mediante la evaluación de la conformidad son empresas de grandes dimensiones y con grandes proyectos internacionales. Si bien esta norma aborda principalmente el sistema de gestión de una organización, incluyendo la mejora continua, también reconoce que una colaboración eficaz requiere el engranaje de dos o más organizaciones y que los sistemas de gestión tienen que tener en cuenta las actividades conjuntas de las partes. La norma incluye algunos anexos informativos para ayudar al usuario de la misma en su implantación, como por ejemplo, una lista de verificación del cumplimiento de los requisitos.

En torno a la norma ISO 44001 se han desarrollado otros documentos que hacen más fácil su comprensión e implantación en entornos específicos. Hay un Informe Técnico con los principios de las relaciones colaborativas de éxito (ISO/TR 44000), una guía de implantación general de la norma ISO 44001 (ISO 44002), otra para pymes (ISO 44003) y otra para grandes organizaciones que buscan colaboración con pymes (ISO 44004). En proyecto hay otras normas que abordan específicamente la colaboración con universidades (ISO 44006), la colaboración en mercados internacionales (ISO 44007) y la colaboración entre las organizaciones de promoción del comercio y los organismos de normalización nacionales (ISO 44008).

Actualmente, se encuentra en periodo de revisión sistemática; es decir, próximamente los países deberán votar a favor de la confirmación de la norma o de su revisión. Si el resultado de la votación internacional fuera la revisión, UNE establecería un órgano de trabajo para canalizar la participación española.

Las compras son un elemento clave en la cadena de suministro de las organizaciones y su correcta gestión siempre ha estado presente en los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001. Además, son un poderoso instrumento para todas las organizaciones que desean actuar de una manera responsable y contribuir al desarrollo sostenible y al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Mediante la integración de la sostenibilidad en las políticas y prácticas de compras, incluidas las cadenas de suministro, las organizaciones pueden gestionar sus riesgos para el desarrollo sostenible en el ámbito económico, ambiental y social.

Así, las compras sostenibles representan una oportunidad para aportar más valor a la organización, que se conseguirá mejorando la productividad, evaluando el valor y el desempeño, permitiendo la comunicación entre compradores, proveedores y todas las partes interesadas, y mediante el fomento de la innovación.

La Norma ISO 20400 ayuda a las organizaciones –tanto privadas como públicas– a cumplir con sus metas de sostenibilidad, aclarando qué son las compras sostenibles, cuáles son sus impactos sobre la sostenibilidad y qué consideraciones han de tenerse en cuenta y de qué manera para implementar compras sostenibles.

La norma proporciona una visión general de las compras sostenibles, describiendo los principios fundamentales y planteando cuestiones importantes sobre cómo gestionar los riesgos (y oportunidades), abordando los impactos adversos para la sostenibilidad por medio de la debida diligencia, estableciendo las prioridades, ejerciendo una influencia positiva y evitando la complicidad con la mala praxis. Su implementación no obstante debería tener en cuenta el contexto y características de una organización en particular, ajustando la aplicación de los conceptos al tamaño de la organización. La adopción de la norma por grandes organizaciones promueve oportunidades para las organizaciones pequeñas y medianas en sus cadenas de suministro.

Así, la norma ayuda a integrar la sostenibilidad a un nivel estratégico dentro de las prácticas de compras para asegurar que se logren la intención, la dirección y las prioridades clave de sostenibilidad de la organización, facilitando a la alta dirección la definición de su política y la estrategia de compras sostenibles.

En la norma también se describen las condiciones organizacionales y las técnicas de gestión necesarias para implementar con éxito y mejorar continuamente las compras, con el fin de ayudar a las personas responsables de las compras de bienes o servicios a integrar las consideraciones de sostenibilidad en el proceso de compras.