La creación y gestión de documentos es parte integral de las actividades, procesos y sistemas de las organizaciones. La gestión documental hace posible la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la continuidad del negocio. También permite a las organizaciones capitalizar el valor de sus recursos de información, convirtiéndolos en activos estratégicos y contribuyendo a la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los desafíos del entorno global y digital.
Se consideran “documentos” toda información creada o recibida, y mantenida como evidencia y como activo por una organización, ya sea en el cumplimiento de obligaciones legales o en el curso de su actividad. Aunque las directrices generales de las normas técnicas se aplican tanto a la información electrónica como al papel, están enfocadas principalmente a la información electrónica, cuya gestión tiene hoy un importante componente estratégico.
El CTN 50/SC 1 Gestión y preservación de los documentos y la información digital aborda la normalización de las prácticas relativas a la gestión de documentos que aseguren la existencia de información fiable y sirvan como evidencia de las actividades que se realizan en todo tipo de organizaciones. Esto incluye el establecimiento de una infraestructura de gestión que asegure el control sistemático y eficiente de los procesos de creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de documentos en todos los formatos, incluyendo la preservación de la información digital a lo largo del tiempo.
Asimismo, contempla las especificaciones para las soluciones técnicas que deben existir para la gestión de los documentos electrónicos incluyendo la captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución y comunicación, presentación, migración, intercambio, conservación y eliminación.
Entre las organizaciones que componen el CTN 50/SC 1 se encuentran representantes de la Administración central y autonómica, federaciones y asociaciones nacionales y autonómicas, universidades y fundaciones, o empresas privadas y pymes.
Uno de los pilares de la Administración electrónica es el Esquena Nacional de Interoperabilidad, compuesto de una serie de recomendaciones que tienen que aplicar las distintas Administraciones públicas. Su objetivo es regular la toma de decisiones tecnológicas para garantizar la interoperabilidad de los sistemas de información.
Una de las áreas fundamentales de este esquema es la normalización y conservación de la información. Así pues, las normas del CTN 50/SC 1 se citan en el catálogo de estándares.
En la sociedad de la información, la información digital o electrónica constituye un pilar de la gestión de las organizaciones, tanto del sector público como del privado. Por lo tanto, es vital contar con un compendio de normas que nos guíen en las buenas prácticas. La información digital o electrónica es el único recurso cuyo problema es la abundancia, y al mismo tiempo su volatilidad. Ayudar a las organizaciones a seleccionar la información importante, para que se mantenga auténtica, íntegra y fiable, y al mismo tiempo protegerla de la obsolescencia y de los continuos cambios tecnológicos son los objetivos de la normalización del CTN 50/SC 1.
La trasformación o transición digital no es completamente posible sin implantar programas de gestión de la información y los documentos, y de preservación digital a lo largo del tiempo. Las tecnologías llamadas disruptivas, cómo el blockchain o la inteligencia artificial, suponen al mismo tiempo un desafío y una oportunidad para evolucionar en las prácticas y en los principios de la gestión de la información y los documentos.
La gestión de los documentos o “records management” se considera una de las disciplinas más desarrolladas de la gobernanza de la información o “information governance” con unas fronteras cada vez más difusas con disciplinas, como la gestión de datos, la protección de datos personales o la seguridad de la información. La confluencia de metodologías y expertos de todas estas áreas juntamente con las áreas TIC es el camino de la transición digital.
La Revista de la
Normalización Española
