Normalización en acción

CTN 50/SC 1 Subcomité UNE de Gestión y preservación de los documentos y la información digital

Aborda la normalización de las prácticas relativas a la gestión de documentos y a la preservación digital que aseguren la existencia de información fiable y sirvan como evidencia de las actividades que se realizan en todo tipo de organizaciones.

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Opinión

En la sociedad de la información, la información digital o electrónica constituye un pilar de la  ...

Información auténtica, integra y fiable

Carlota Bustelo
Presidenta
CTN 50/SC 1

En la sociedad de la información, la información digital o electrónica constituye un pilar de la gestión de las organizaciones, tanto del sector público como del privado. Por lo tanto, es vital contar con un compendio de normas que nos guíen en las buenas prácticas.

Normas y proyectos más relevantes

La creación y gestión de documentos es parte integral de las actividades, procesos y sistemas de las organizaciones. La gestión documental hace posible la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la continuidad del negocio. También permite a las organizaciones capitalizar el valor de sus recursos de información, convirtiéndolos en activos estratégicos y contribuyendo a la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los desafíos del entorno global y digital.

 

Se consideran “documentos” toda información creada o recibida, y mantenida como evidencia y como activo por una organización, ya sea en el cumplimiento de obligaciones legales o en el curso de su actividad. Aunque las directrices generales de las normas técnicas se aplican tanto a la información electrónica como al papel, están enfocadas principalmente a la información electrónica, cuya gestión tiene hoy un importante componente estratégico.

 

El CTN 50/SC 1 Gestión y preservación de los documentos y la información digital aborda la normalización de las prácticas relativas a la gestión de documentos que aseguren la existencia de información fiable y sirvan como evidencia de las actividades que se realizan en todo tipo de organizaciones. Esto incluye el establecimiento de una infraestructura de gestión que asegure el control sistemático y eficiente de los procesos de creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de documentos en todos los formatos, incluyendo la preservación de la información digital a lo largo del tiempo.

 

Asimismo, contempla las especificaciones para las soluciones técnicas que deben existir para la gestión de los documentos electrónicos incluyendo la captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución y comunicación, presentación, migración, intercambio, conservación y eliminación.

 

Entre las organizaciones que componen el CTN 50/SC 1 se encuentran representantes de la Administración central y autonómica, federaciones y asociaciones nacionales y autonómicas, universidades y fundaciones, o empresas privadas y pymes.

Eficiencia en la gestión documental

Eficiencia en la gestión documental

La Norma UNE-ISO 30301 es uno de los documentos elaborados en el CTN 50/SC 1. Uno de los principales beneficios de la implantación de un Sistema de Gestión para los Documentos de acuerdo con esta norma es que facilita la eficiencia en la gestión documental, de forma que permite controlar mejor los documentos asegurando que estos sean fiables, auténticos, íntegros y conformes.

 

De esta forma, se facilita la toma de decisiones, la mejora continua y el cumplimiento de la legalidad vigente. Por otra parte, permite el control de la información documentada de las actividades y procesos del negocio y permite una evolución tecnológica y desarrollo digital de la organización alrededor del sistema de gestión. Y, por último, permite evitar la dispersión y diversidad de origen de los documentos.

Citadas en la legislación

Uno de los pilares de la Administración electrónica es el Esquena Nacional de Interoperabilidad, compuesto de una serie de recomendaciones que tienen que aplicar las distintas Administraciones públicas. Su objetivo es regular la toma de decisiones tecnológicas para garantizar la interoperabilidad de los sistemas de información.

 

Una de las áreas fundamentales de este esquema es la normalización y conservación de la información. Así pues, las normas del CTN 50/SC 1 se citan en el catálogo de estándares.

Liderazgo español en ISO

Además de la alta participación de expertos españoles en los diferentes grupos de trabajo activos en el ISO/TC 46/SC 11, hay que destacar el liderazgo, con tres Convenor españolas, en los grupos de trabajo sobre sistema de gestión para los documentos (ISO 30301), gestión de documentos en entornos de computación en la nube (ISO/TR 22428) y gestión de riesgos (ISO/TR 18128):

Liderazgo español en ISO

Subcomité UNE de Gestión y preservación de los documentos y la información digital

Nº de vocalías

25

Normas publicadas

24

Relaciones internacionales

CEN

 

  • CEN/TC 468 Preservación de documentación digital

 

ISO

 

  • ISO/TC 46/SC 11 Documentación. Gestión de documentos y archivos

Presidenta

Carlota Bustelo

Directora

Gabinete Umbus

Secretaria

Elena Cortés

Subdirección General de los Archivos Estatales

Ministerio de Cultura y Deporte

Opinión

Opinión

Información auténtica, integra y fiable

Carlota Bustelo
Presidenta
CTN 50/SC 1

En la sociedad de la información, la información digital o electrónica constituye un pilar de la gestión de las organizaciones, tanto del sector público como del privado. Por lo tanto, es vital contar con un compendio de normas que nos guíen en las buenas prácticas. La información digital o electrónica es el único recurso cuyo problema es la abundancia, y al mismo tiempo su volatilidad. Ayudar a las organizaciones a seleccionar la información importante, para que se mantenga auténtica, íntegra y fiable, y al mismo tiempo protegerla de la obsolescencia y de los continuos cambios tecnológicos son los objetivos de la normalización del CTN 50/SC 1.

 

La trasformación o transición digital no es completamente posible sin implantar programas de gestión de la información y los documentos, y de preservación digital a lo largo del tiempo.  Las tecnologías llamadas disruptivas, cómo el blockchain o la inteligencia artificial, suponen al mismo tiempo un desafío y una oportunidad para evolucionar en las prácticas y en los principios de la gestión de la información y los documentos.

 

La gestión de los documentos o “records management” se considera una de las disciplinas más desarrolladas de la gobernanza de la información o “information governance” con unas fronteras cada vez más difusas con disciplinas, como la gestión de datos, la protección de datos personales o la seguridad de la información. La confluencia de metodologías y expertos de todas estas áreas juntamente con las áreas TIC es el camino de la transición digital.

Números anteriores

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