Guía de buenas prácticas para el teletrabajo

La pandemia sanitaria provocada por el coronavirus aceleró la implantación del teletrabajo en la mayoría de las empresas españolas. No obstante, este modelo no era nuevo en nuestro país, ya que estaba contemplado en el Estatuto de los Trabajadores de 1995.

Hay actividades laborales que requieren inexcusablemente de la presencialidad, mientras que para otras no constituye un factor determinante cuando se dispone de elementos básicos como teléfono, ordenador, pantalla, ratón y las indispensables herramientas de conectividad y trabajo colaborativo.

El porcentaje de personas que teletrabajan ha ido variando y deberá pasar algún tiempo para poder disponer de cifras estables. Y es que, antes de la pandemia ya estaba implantado en algunas organizaciones; pero, sin duda, la aparición en escena de la COVID-19 ha hecho a esta modalidad de trabajo una tendencia al alza en las empresas y puestos en las que el teletrabajo es viable, para hacer frente a la nueva normalidad. De acuerdo con la encuesta del CIS de octubre de 2020 a más del 62 % de los encuestados le gustaría teletrabajar cuando acabe la pandemia. Esto indica una valoración muy positiva de la experiencia inicial de teletrabajar. Otros países van por delante en esta experiencia y podemos aprender de ellos. Pero, de lo que no cabe duda, es de que estamos inmersos en un profundo cambio y que para los procesos de cambio hacen falta guías.

Por todo ello, el teletrabajo se ha convertido en un tema de gran impacto mediático y del que se necesita información y datos, ya que supone una auténtica transformación del modelo de trabajo y son muchos los aspectos que hay que considerar. En este contexto, UNE ha elaborado la Especificación UNE 0067 Teletrabajo. Guía de buenas prácticas, que busca apoyar en esta situación a empresas y todo tipo de organizaciones que deban o se planteen abordar esta cuestión.

Al fin y al cabo, son un conjunto de consideraciones que hay que tener en cuenta sobre las que la entidad debería reflexionar, valorar y decidir. Y es que, la Especificación UNE 0067 es una guía técnica que hay que adaptar a cada caso particular.

Esta guía será de utilidad tanto para empresas y organizaciones que quieran implantar el teletrabajo de forma planificada, como para aquellas que se vean ante una situación sobrevenida y necesiten transformarse rápidamente.

Lo deseable es llevar a cabo una reflexión interna de los propios objetivos y de los motivos para implantar el teletrabajo y diseñar un modelo que se ajuste a los mismos pasando, incluso, por una fase piloto en una selección de puestos. Tras la experiencia práctica adquirida, se ampliará al resto de puestos.

También es útil para aquellas entidades que, por circunstancias, no hayan podido prepararse para este cambio. Con la guía dispondrán de orientación sobre los aspectos que hay que tener en cuenta y no partirán de cero.

Es importante recalcar que la guía no se ha elaborado con fines de certificación. Es un documento de carácter orientativo que no establece requisitos concretos y objetivables que permitan etiquetar a unas entidades como que han llevado a cabo una buena implantación del teletrabajo. Tampoco tiene la finalidad de servir como documento de apoyo a ningún documento regulatorio ni en procesos de contratación. Cualquier uso de la Especificación UNE 0067 con fines de certificación supone una interpretación errónea de su objetivo inicial y finalidad.

La Especificación UNE 0067 parte de unas consideraciones generales e intrínsecas del teletrabajo algunas de las cuales se enumeran a continuación. El teletrabajo está basado en el uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación; se caracteriza porque el trabajo se desarrolla de forma no presencial en la sede de la organización y muy, habitualmente, en el domicilio de la persona, aunque esta no es una condición obligatoria, si bien la organización debe conocer en todo momento ese lugar. Asimismo, se realiza con cierta periodicidad, no entendiéndose como teletrabajo aquellas conexiones puntuales desde fuera de la oficina. Y, por último, tiene carácter reversible por ambas partes cuando no forma parte de la descripción inicial del puesto.

Cabe destacar que algunas cuestiones esenciales siguen siendo de aplicación aun trabajando desde casa. La empresa o entidad sigue siendo responsable de desplegar todas las medidas necesarias para cumplir el deber de protección eficaz de las personas trabajadoras en materia de seguridad y salud laboral quienes, además, siguen teniendo los mismos derechos que las que prestan sus servicios en el centro de trabajo, para puestos y categorías semejantes. Otro aspecto que no se puede olvidar ni interpretar erróneamente es que no todos los puestos son susceptibles de desempeñarse de forma remota y que, aunque sea posible, esta forma puede no convenir a los objetivos de la entidad.

Tras estas consideraciones iniciales, la Especificación UNE 0067 ahonda en el valor de la cultura organizacional como activo que las personas van a tener en cuenta para decidir con quién quieren trabajar. Por ello, tener implantado y definido un modelo de teletrabajo es parte integral de esa cultura. El teletrabajo es un compromiso entre la organización y las personas trabajadoras que se traduce en confianza y responsabilidad. Es muy importante que se definan los motivos por los que se implanta este modelo y a qué fines responde, ya sea continuidad de negocio, cambio estratégico, optimización de costes, captación de talento u otros. De ese modo se podrá alinear mejor con la cultura de la organización, cómo organizarlo y cómo medirlo.

La seguridad y salud laboral son cuestiones que también aborda la guía debido a la relevancia que tienen tanto para la entidad como para las personas empleadas. La Especificación UNE 0067 hace un repaso de los principales riesgos ergonómicos y psicosociales, ya que son los que inciden de manera más específica en el teletrabajo. Se enumeran los más comunes y se aportan algunas soluciones y buenas prácticas que se pueden promover para prevenir su aparición e incidencia. La guía también recuerda que el resto de los riesgos relacionados con la seguridad e higiene en el trabajo y la vigilancia de la salud se deben evaluar en toda su extensión.

La Especificación UNE 0067 dedica otro apartado a la importancia de la formación y la sensibilización de la plantilla. La formación de los profesionales que están a distancia evita desplazamientos y consumos asociados pero supone una merma en la riqueza de la relación personal tanto con el grupo como con el profesorado. Por ello, puede ser conveniente poner medios como un acompañamiento o soporte adicional para que a estas personas les resulte posible llevar a la práctica lo aprendido. Por otra parte, la sensibilización es necesaria para que todas las personas de la plantilla comprendan e integren desde un primer momento, y a lo largo del tiempo, lo que supone que una parte de la plantilla teletrabaje y otra no, por ejemplo. Y como en tantas otras disciplinas, la sensibilización debe darse en todos los niveles de la organización. Todas las personas deben colaborar para que el nuevo modelo de trabajo sea un éxito.

Otro pilar de un modelo de teletrabajo sólido es la correcta gestión de personas. El teletrabajo puede constituir en sí mismo una causa de motivación positiva por la flexibilidad y facilidad para compatibilizar la vida laboral y la familiar. No obstante, no todas las personas se sienten cómodas con esta modalidad y, en cualquier caso, no hay que descuidarse y dar por sentado que el ambiente positivo y la receptividad inicial se vayan a mantener al mismo nivel a lo largo del tiempo. En este sentido, la comunicación se convierte en un pilar esencial. Un sistema de comunicación que permita mantener a las personas conectadas, que transmita transparencia y agilidad bidireccional entre las personas y sus responsables directos es de enorme valor para sostener el teletrabajo en buen estado de funcionamiento.

Los niveles directivos y mandos intermedios deberán familiarizarse con modelos basados en la confianza y la gestión por objetivos; y las personas que teletrabajan mantener un elevado compromiso con la organización para la consecución de los objetivos marcados porque se sienten parte integral de la plantilla en todo momento. Si ya es importante la gestión del conocimiento en cualquier organización, más aún lo será en aquellas en las que las personas se encuentran físicamente alejadas.

No puede faltar un análisis coste-beneficio de tangibles e intangibles en el marco de los objetivos que la organización se haya propuesto respecto al teletrabajo. Sus conclusiones son esenciales para la toma de decisiones y provisión de fondos en su caso. La guía UNE de teletrabajo invita a analizar los costes y ahorros potenciales, por un lado, y el esfuerzo de la implantación y los beneficios esperados, por otro, ya que aportarán información clave para el proceso.

Durante 2021 tuve la ocasión de participar, junto con un grupo de profesionales de primer nivel del ámbito de los Recursos Humanos, en una iniciativa única promovida por UNE: el desarrollo de una Especificación Técnica sobre Teletrabajo.

UNE, consciente de la relevancia de esta forma de organización del trabajo, organizó un equipo en el cual, a lo largo de varias sesiones, hemos podido debatir y acordar las que consideramos mejores prácticas para la implementación y desarrollo del Teletrabajo. Todo ello desde nuestros conocimientos y experiencias como profesionales de los Recursos Humanos.

Ha sido una iniciativa tremendamente interesante, puesto que todo lo que se había hecho hasta la fecha en las empresas en relación con esta materia había respondido generalmente a la improvisación, fruto de la situación de emergencia provocada por la COVID-19. La pandemia ha forzado el teletrabajo y, como ocurre con todo lo que se fuerza, no se ha implantado de la mejor manera posible, evidenciando una escasa preparación y falta de cultura estratégica en las empresas.

Sin embargo, son muchos los beneficios que el teletrabajo, bien implementado y desarrollado, puede ofrecer a la empresa y al empleado. Como herramienta de flexibilidad, en cualquiera de sus modalidades, los estudios demuestran que disminuye el estrés del empleado e incrementa la productividad y motivación. También reduce el absentismo y permite a la compañía ser más competitiva a la hora de contratar y fidelizar profesionales. Una vez decidida la aplicación del teletrabajo, si el empleado es más feliz y la empresa consigue mejores resultados, ¿quién no querría tener una guía para aumentar la efectividad de una herramienta así?