Entrevista

"La normalización juega un papel fundamental en la transformación digital"

Carlota Bustelo

Consultora independiente
Presidenta
CTN 50/SC 1 Gestión documental y aplicaciones
Convenor
ISO/TC 46/SC 11 WG 8 Management systems for records

Carlota Bustelo es una profesional con más de 30 años de experiencia en la gestión de la información y los documentos, y desde 2004 participa activamente en el desarrollo de la normalización nacional e internacional en este ámbito. Asegura que el trabajo de un comité técnico de normalización es un gran ejercicio de consenso, donde prima el respeto a las opiniones y experiencias. Por ello, invita a los profesionales, con inquietudes por buscar soluciones, a participar en estos foros.

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Fotografías: Jorge Caballero

La documentación es uno de los principales activos de cualquier organización, ¿qué cree que aporta la normalización a la gestión documental?

La normalización supone tener un compendio de buenas prácticas consensuadas internacionalmente. Por lo tanto supone una garantía de que lo que haces está definido por expertos que, con mucha experiencia sobre una materia, han acordado que ésa es la mejor forma de hacer las cosas.

 

En el caso concreto de la documentación, estamos ante un gran proceso de transformación digital. Parece evidente que dentro de poco tiempo no trabajaremos con documentación en papel y ante esta situación hay mucha incertidumbre. Por eso, ahora más que nunca necesitamos guías que orienten sobre esa transformación. Las normas se convierten así en fundamentales; tener documentos que indiquen cuál es el camino consensuado internacionalmente para afrontar esta situación es muy necesario.

Usted lleva implicada en la normalización nacional e internacional desde 2004, ¿cuál fue su motivación para incorporarse a esta actividad y qué beneficios le reporta?

Cuando conocí la ISO 15489 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios, la norma de cabecera de la gestión documental, fui consciente de que lo que ésta decía es lo que venía haciendo y les decía a mis clientes que tenían que hacer. Saber que lo que hacía podía tener el respaldo de una norma internacional me llevó a querer participar en el comité nacional e involucrarme en los trabajos internacionales. Entonces casi no sabía lo que era la normalización, hoy esta actividad me parece importantísima.

 

Al participar en ella he sido consciente de que hay un montón de profesionales que tienen los mismos problemas, y que se sientan en torno a una mesa para encontrar el denominador común y definir la norma. Personalmente, creo que el ejercicio de consenso que hacemos cuando redactamos normas es algo muy valioso, que aporta mucho, no sólo en el ámbito profesional.

¿Qué le diría a una empresa o a un profesional para animarle a participar en la normalización?

Hay que desmitificar que las normas las hace un grupo de sabios que nadie conoce. La realidad es que los expertos de los comités son profesionales normales y, por lo tanto, cualquier profesional que tenga inquietudes y quiera aportar soluciones a los problemas con los que todos nos enfrentamos es bienvenido. Es muy interesante no sólo aportar tu conocimiento sino el intercambio de información que recibes.

"Es muy enriquecedora la participación en comités internacionales, donde a pesar de las diferentes culturas, idiomas y contextos legislativos, compartimos problemas y conseguimos normalizar soluciones"

¿Cuáles son a su juicio los rasgos característicos del trabajo en un comité?

Es muy importante destacar que la participación en los comités es voluntaria y es un trabajo extra al habitual. Por ello, quienes participamos en comités somos personas que estamos convencidas de que lo que estamos haciendo es importante y tiene trascendencia, porque nos ayudará a nosotros y a otras muchas organizaciones a hacer las cosas bien.

 

Igualmente, trabajar en un comité supone tener respeto al trabajo y las opiniones de los demás. Hay gente que se acerca a la normalización creyendo que puede imponer su criterio, pero la normalización no es eso y por este motivo rápidamente abandonan. La normalización es un gran ejercicio de consenso.

¿Cómo valora su experiencia en comités internacionales?

Probablemente es lo más interesante que he hecho en los últimos años, porque te permite ser consciente de que en el ámbito internacional, a pesar de las distintas culturas, hay muchas cosas en común. Es muy enriquecedor el intercambio de opiniones y ser capaces de normalizar a pesar de los contextos legislativos tan distintos, las culturas y los idiomas.

La documentación es un pilar básico para cualquier sistema de gestión, ¿qué papel han tenido las normas internacionales de gestión de la documentación en el despliegue de sistemas de gestión?

Por lo que nos trasladan muchas organizaciones, la serie de Normas ISO 30300 de sistemas de gestión para los documentos son como el “pegamento” de las de sistemas de gestión, pero es cierto que no tenemos un registro oficial que pueda medir el impacto.

 

Como comité participamos muy activamente en el grupo de trabajo que elaboró la llamada estructura de alto nivel de ISO, común para todos los sistemas de gestión. Todo el tema de la información documentada está basado en las normas de gestión documental.

La adopción de normas ¿considera que ayuda a acceder a nuevos mercados?

Por supuesto. La adopción de normas tiene muchas ventajas y una de ellas es que apoya todo el marketing de una organización cuando se dirige no sólo a nuevos mercados, sino a nuevos clientes o nuevas áreas de negocio. Porque es distinto si dices que cuentas con el respaldo del cumplimiento de una serie de normas que si solamente aportas un nombre y un servicio. Esto sirve para iniciarse en un mercado, pero igualmente para mantenerse.

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