Nueva Norma de gestión de la sostenibilidad de eventos

La Norma ISO 20121 Sistemas de gestión de la sostenibilidad de eventos. Requisitos con orientación para su uso se publicó en 2012, poco tiempo antes de la celebración de los Juegos Olímpicos y los Juegos Paralímpicos de 2012 en Reino Unido, sirviendo este acontecimiento como catalizador del estándar internacional.

No hay duda de que la celebración de eventos de carácter internacional que congregan a cientos de miles de participantes y asistentes procedentes de gran variedad de países generan importantes impactos, tanto positivos como negativos, en lo económico, lo ambiental y lo social (por ejemplo, generación de residuos, consumo de energía y tensiones en las comunidades locales). Pero, entendiendo por evento “el acto físico digital o híbrido, planificado en cuanto al tiempo y al espacio, donde se crea una experiencia o se comunica un mensaje”, según definición de la propia Norma ISO 20121, tampoco hay duda de que también genera unos impactos que afectan a la sostenibilidad y que deberían ser considerados.

Ahora, 12 años después y a unos meses de la celebración de estos mismos juegos en 2024 en Francia, la Organización Internacional de Normalización (ISO) ha publicado una versión actualizada de la Norma ISO 20121, buscando que estos acontecimientos deportivos puedan convertirse, de nuevo, en impulsores del documento. El contenido de esta Norma ha sido adoptado como UNE-ISO 20121:2024 por parte de España.

La Norma ISO 20121 especifica los requisitos de un sistema de gestión de la sostenibilidad de eventos para cualquier tipo de evento o actividad relacionada y proporciona directrices para su implementación.

El documento aplica a cualquier organización que desee establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la sostenibilidad de eventos que le permita cumplir con su política de sostenibilidad de eventos y lograr los resultados planificados.

Cualquier organización involucrada en la planificación, gestión o realización de un evento, que busque integrar la sostenibilidad en sus operaciones puede hacer uso de ella, incluidas, desde luego, las pymes.

En cuanto a su campo de aplicación, la norma es muy versátil. Puede aplicarse a eventos de todo tipo, independientemente del tamaño, naturaleza, ubicación, formato, etc.

Al tratarse de una Norma de sistemas de gestión, mantiene el mismo enfoque (Planificar- Hacer-Verificar-Actuar) empleado en normas como la ISO 9001 de sistema de gestión de la calidad e ISO 14001 de gestión ambiental.

Son elementos clave para la implementación eficaz de la norma:

• El compromiso con el sistema en todos los niveles de la organización, especialmente a nivel de la alta dirección.

• La integración flexible y real de los requisitos del sistema en los procesos de la gestión de eventos.

• La adecuada identificación de las partes interesadas, la capacidad de influir a través de la cadena de suministro.

• La consideración de todo el ciclo de gestión de eventos (investigación, concepción planificación, ejecución, revisión y actividades posteriores).

En primer lugar, la norma recoge el estado del arte de las soluciones empleadas en el sector de eventos a nivel mundial. Se ha desarrollado en el Comité Internacional ISO/PC 250 de sostenibilidad en la gestión de eventos, que ha contado con la participación de 18 países y 13 organizaciones liaison (entre ellas, el Comité Olímpico Internacional, el Comité Paralímpico Internacional, La Convención Marco de Naciones Unidas sobre el Cambio Climático, la International Association of Convention Centres).

En segundo lugar, la Norma se puede emplear para demostrar cumplimiento. La organización que implante el sistema establecido en la Norma ISO 20121 podrá hacer una declaración, según recoge la propia norma:

• De primera parte (autodeterminación y autodeclaración).

• De segunda parte (la confirmación de conformidad se realiza por partes que tiene un interés en la organización, tales como clientes u otras personas en su nombre).

• De tercera parte independiente (la confirmación de la conformidad se realiza por un tercero independiente, por ejemplo, una entidad de certificación).

Tras una década desde la publicación de la primera versión de la Norma ISO 20121, fueron varias las razones que aconsejaron iniciar el proceso de su revisión. Se vio la necesidad de:

• Alinear el documento con los nuevos marcos y exigencias de la sostenibilidad que han ido surgiendo en ese periodo (Objetivos de Desarrollo Sostenible de naciones Unidas, Economía Circular, Declaración de Londres de ISO, etc.).

• Incorporar la experiencia acumulada en el sector de eventos acerca de la implantación de la propia Norma, los avances tecnológicos o los aprendizajes e innovaciones tras la COVID-19.

• Alinear su contenido con el de otros documentos de ISO: la estructura armonizada para sistemas de gestión; la Norma ISO 14001 de gestión ambiental; la Norma ISO 37000 de gobernanza; o la Norma ISO 20400 de compras sostenibles, entre otros.

• Combatir la tendencia de lavado verde (greenwashing), de tal manera que las etiquetas de sostenibilidad incrementen su transparencia y credibilidad a lo largo de la cadena de suministro.

La Norma ISO 20121:2024 representa una versión mejorada y actualizada, en la que destacan las siguientes aportaciones:

• Ayuda a las organizaciones a alinear sus eventos con sus políticas de sostenibilidad.

• Facilita que los propósitos de los eventos se analicen desde un contexto global (exige, por ejemplo, que la consideración del cambio climático sea una de las cuestiones clave a la hora de analizar el contexto del evento).

• Exige extremar el cuidado en la comunicación de tal manera que no haya comunicaciones que puedan inducir error al público y que se genere la máxima confianza con los clientes, asistentes al evento, socios, patrocinadores y proveedores.

• Pone especial énfasis en el legado social de los eventos, en la inclusividad y en los derechos de los niños.

La Norma ISO 20121:2024 puede consagrase como una guía para que, en el ámbito mundial, a la hora de gestionar un evento se consideren los impactos económicos, ambientales y sociales que genera y se implementen prácticas que puedan convertir el evento en un acto más ético y respetuoso con el medio ambiente y la sociedad. En definitiva, que se convierta en una herramienta práctica no solo para gestionar la sostenibilidad de los eventos, sino para demostrar de forma creíble la actuación sostenible de los mismos.

La Asociación de Ferias Españolas (AFE), entidad sin ánimo de lucro fundada en 1964, agrupa a los principales organizadores de ferias de España y empresas proveedoras del sector.

La sostenibilidad está cada vez más presente en nuestras vidas y actividad económica. Así, es motivo de debate desde hace un tiempo en congresos y encuentros de la industria ferial. Nuestra Asociación, que lleva ya unos años debatiendo y analizando cómo ser más sostenibles en cuanto a la celebración de las ferias comerciales y otros eventos (generando menos residuos, reciclando, reutilizando materiales, tratando de minimizar la huella de carbono, etc.), ha constituido una comisión de trabajo para tratar los diferentes aspectos de la sostenibilidad y ayudar a nuestros socios a llevar a cabo las mejores prácticas.

La publicación de la Norma UNE-ISO 20121 sobre sistemas de gestión de la sostenibilidad en los eventos es relevante para nuestro colectivo porque aborda los desafíos de la industria en los diferentes ámbitos de la sostenibilidad: social, económico y medioambiental. Asimismo, aporta beneficios a todos los actores involucrados en la organización y celebración de los eventos; y en todas las etapas de la cadena de valor. En nuestro caso, organizadores de ferias, recintos, proveedores, expositores, visitantes y entidades reguladoras, entre otros. Permite gestionar los impactos económicos, ambientales y sociales en la gestión de eventos mediante un enfoque organizado y basado en procesos. Por otra parte, el seguimiento y la medición requeridos por la norma ayudan a reducir el uso de recursos y a recortar costes.

Por todo ello, aplaudimos la publicación de la norma y estamos convencidos de la aportación positiva de la misma a nuestro sector para una mayor eficiencia en la gestión y en la consecución de eventos sostenibles.